用心服务每一位客户,以创新服务赢得市场

诚信/创新/高效

10年活动策划师告诉你:一份优秀的活动完整方案,分五个流程步骤!

来源:|2020-09-27 14:41

活动阶段分为:【策划阶段】、【筹备阶段】、【布置阶段】、【举办进行阶段】、【后续整理阶段】


【第一阶段】:确定好活动举办规模、时间、筹办周期

1.1.1活动策划

方案拟定:活动方案进过填写、讨论。审核之后方可发布

活动流程:设计活动流程、考虑时间、交通、气候等因素,以及解决办法

日程安排:活动期间的时间节点控制,分日程的主次,重点做规划

人员安排:常遇到问题,市场部人员不够用?就得提前沟通调人,或者招聘临时员工

风险评估:方案可行性考虑,提前推演一遍找出问题,并做好备选方案

1.1.2广告推广

渠道规划:竞价、新媒体、户外、视频、按目标人群精准投放

媒体联系:联系好媒体,邀请到现场,分预热、采访、报道多阶段推广(是否有红包自定)

嘉宾邀请:按行业花粉,邀请有影响力的大咖,拉高活动格调

会员营销:对企业老客户、协会会员定向邀约,发送活动信息

开放报名:大会网站、平台、邀请函,尽可能让更多人报名参加

1.1.3合作赞助

合作单位:活动联合举办方、主办方或者协会方,指导机构、支持机构

赞助单位:提供资源置换、礼品或者服务赞助、活动前引入

1.1.4财务预算

ROI预估:活动带来多少产出,投入多少成本才适宜。1块钱能够产出3元以上

预算申请:大公司走审批、拨款流程。中小型企业直接老板决定。


【第二阶段】:在活动确定举办之后到正式举办之前的筹备期,把所有需要顾及的细节安排好。

2.1活动场地

场地联系:室内or室外、人数规模,酒店会议室or会议中心、展馆还是体育中心。

场地预定:确定好地方之后,尽快预定好场地。(建议保持所有场地长期合作方)

2.2酒店住宿

合作酒店:优先考虑合作伙伴酒店方,当然也要根据活动规模来选定酒店,部分酒店布局不是完全合适

预定房间:确定好本次活动提供的房型与数量,参会人预约、交费等

住宿调整:如果预约量太大货过少,都应及时调整。

2.3活动文件

2.3.1活动资料:策划制作活动所需资料,包括活动内容、主办方介绍和合作方介绍资料。形式不限

2.3.2演讲PPT:嘉宾演讲所用PPT应提前收集,以便审核、调整

2.3.3学术论文:学会会议、论坛征集论文要经过初审,二审等。

【第三阶段】活动正式举办的前几日,布置现场,物料、人员到位。

3.1物料准备

3.1.1印刷资料:市场部门把印刷资料制作好后发往会场

3.1.2物料统计:物料采购在第二阶段完成,此时应有完整清淡,清点后往会场

3.2场地布置

3.2.1布置时间:大型活动、展会活动提前2-3天,中小型活动提前1天

3.2.2设备布置:活动所需网络、印象设备布置、以及桌椅摆放、茶水、礼品到位

3.2.3会场指引:会场迎牌、指示牌、易拉宝等,国际性活动须有中英双语

3.3交通辅助

3.3.1接机接车:提前统计好嘉宾、客户到达的时间和地点,安排分别接机接车

3.3.2交通指引:大型活动须有酒店、机场、车站到会场的指引。小型活动须有准确地点

【第四阶段】活动正式举办期,细节多,要注意的也就更多。

4.1现场服务

4.1.1接待服务:酒店大厅、现场专门的接待服务

4.1.2气氛:主持、互动等活跃现场气氛

4.1.3现场服务:茶水、点心、志愿者引导服务等

4.1.4其他:大型活动配备的保安、医护人员在场、国际性活动应有翻译设备及英文指导

4.2人员签到

4.2.1电子签到:活动必备,快速签到,提升体验度

4.2.2参会胸卡:签到同步打印胸卡,快速发胸卡

4.3场地管理

4.3.1门禁出入:活动期间的人员进出都需要使用工具进行记录

4.3.2分会场:大型活动的多个会场,展会的多个战区坐分会场管理

4.3.3人流统计:那个会场、区域人数最多,最受欢迎,都应该清楚

4.4嘉宾演讲

4.4.1PPT控制:嘉宾演讲时间空间,滔滔不绝停不下来如何处理

4.4.2演讲次序:嘉宾出场次序在会前应该确定好

4.5其他

4.5.1宴会活动:有宴会的活动,坐席安排、引导、演出、嘉宾发言以及小互动

4.5.2直播摄影:活动须有摄影,大型活动可有多个摄影师,以及录像、直播

【第五阶段】活动的后续整理阶段。

5.1后续追踪

5.1.1后续回访:收集人员的活动信息,是否满意,那些需要改进

5.1.2销售机会:如客户答谢会、产品发布会适用,后续跟进是否有潜在销售机会

5.1.3活动报道:媒体记者的撰写报道,主办发,合作方的新闻效果

5.2数据统计

5.2.1人员数据:新收集的数据并入到CRM,通过数据分析把多次参与的人员数据罗列出来

5.2.2财务数据:活动最终营收数据、盈利率、ROI分析

5.3总结活动

5.3.1总结报表:活动的回顾、总结分析报告、多以直观报表表示

5.3.2品牌效益:活动除资金收益之外,为主办方与合作方带来的品牌收益


活动根据实际复杂情况来决定增减。灵活调整,自由运用


返回首页 返回解决方案

最新推荐

精彩案例

如何办一场精彩的活动? 留下你的需求,在线免费获取报价活动策划方案
所属行业:
活动类型:
活动人数:
联系电话: